e-Fatura’da aşağıda yer alan bilgilerin bulunması zorunludur:
- e-Faturanın düzenlenme tarihi ve belge numarası.
- e-Faturayı düzenleyenin adı/soyadı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
- Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, vergi türü, oranı ve tutarı.
- Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.
- GİB sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren).
Başkanlık, ihtiyaç duyulması halinde söz konusu bilgilere ilave bilgilerin de e-Faturada bulunmasını mükelleflere gerekli duyuruları ebelge.gib.gov.tr adresinde yaparak isteyebilir. Mükellefler e-Fatura üzerindeki zorunlu bilgilere ilave olarak ihtiyaçları doğrultusunda farklı bilgilere de yer verebilir.
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Fark Nedir?
e-Belge sistemleriyle beraber “e-Fatura” ve “e-Arşiv Fatura” kavramları da hayatımıza girdi. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura birbirine benzese de aralarında bazı farklar bulunmaktadır.
e-Fatura; faturalarınızı elektronik ortamda düzenleyip, iletebileceğiniz ve saklayabileceğiniz sistemdir.
e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ve kuruluşlara düzenlenen e-Faturalardır. e-Arşiv sistemi aracılığıyla düzenlenir, gönderilir ve saklanır.
- e-Fatura sisteminde, yalnızca uygulamada kayıtlı kullanıcılara e-Fatura düzenlenebilir, iletilebilir ve alınabilir.
- e-Arşiv Fatura sistemi ise e-Fatura kapsamı haricindeki alıcılara kesilen faturaların da dijital ortamda oluşturulmasını ve ikinci suretinin elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini sağlar.
- e-Fatura sisteminde düzenlenen faturalar önce GİB’e sonra alıcıya iletilir. Faturalar GİB tarafından ön kontrolden geçer. e-Arşiv Fatura‘da ise GİB’e ayda bir defa raporla bilgi verilir.
- e-Fatura’da, fatura dijital ortamda alıcısına iletilir ve kağıt çıktı alınamaz, e-Arşiv Fatura‘da ise fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak gönderilebilir.
- e-Fatura sistemine dahil olmak şartıyla, isteyen her firma e-Arşiv Fatura sistemine geçebilir.
- e-Fatura’da zaman damgası yoktur. Oysa e-Arşiv Fatura‘da evrakların, mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanması ve muhafaza edilmesi gerekir.
- e-Fatura‘da UBL-TR formatı zorunludur. e-Arşiv‘de istenilen format kullanılabilir.
- e-Fatura‘da, GİB Portal, Entegrasyon veya Özel Entegratör, sistemlerinden biri kullanılır. e-Arşiv Fatura kullanıcıları, “Özel Entegratör” veya kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden (GİB’den onay alarak) kullanabilir.
e-Fatura Durum Kodları Nedir? Durum Kodlarının Anlamı Nedir?
Sistem yanıtları, gönderilen SENDERENVELOPE veya POSTBOXENVELOPE türündeki zarfların durumlarını zarfı gönderen kısma bildirmek amacıyla tasarlanmış asenkron (zamanuyumsuz) olarak gönderilen bir belge türüdür. Ancak gönderen bölüm ayrıca göndermiş olduğu zarfın durumunu web servisin getApplicationResponse yöntemini çağırarak sorgulayabilir. Merkeze gelen zarfların işlenmesi kuyruk veri yapısı ile sağlanmaktadır. Buna göre gelen zarflar bir kuyruğa alınır ve sırası ile işlenmeye başlar. Durum kodları bu mantık çerçevesinde tasarlanmıştır.
Durum Kodu Durum Açıklaması
1000 ZARF KUYRUĞA EKLENDİ: Gönderici içerisinde FATURA belgesi olan zarfı oluşturur ve Merkez Birime gönderir. Bu zarf Merkez Birimde kuyruğa alınır. Burada zarfın durumu “ZARF KUYRUGA EKLENDI” olur.
1100 ZARF İŞLENİYOR:
Kuyrukta sırası gelen zarf işlenmeye başlar. Burada zarfın durumu “ZARF ISLENIYOR“dur. Zarf çeşitli işlemlerden (şema ve schematron kontrolü) geçer, eğer bu durumda bir hata oluyorsa zarfın durumu ilgili durum kodu olur. İşlenme sırasındaki hatalara ait durum kodları 1100 ile 1200 arasındadır. Bu durumda bir hata oluşmuşsa zarfın durumu sistem yanıtı ile Gönderici Birime gönderilir. Zarf gönderiminde bir sonraki aşamaya geçilmez. Zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve merkez sistemde bir hata almamışsa zarfın durumu “ZARF BASARIYLA ISLENDI” olmaktadır.
1110 ZIP DOSYASI DEĞİL: Gönderdiğiniz zarfın formatı “.zip” olmalıdır. 1110 hata kodunu alıyorsanız, faturayı yeniden göndermeniz gerekmektedir.
1111 ZARF ID UZUNLUĞU GEÇERSİZ: Zarf ID numarası 32 karakterden farklıysa 1111 durum kodu alınır.
1120 ZARF ARŞİVDEN_KOPYALANAMADI: Zarf arşivden kopyalanamadığı zaman 1120 hata kodu alınır.
1130 ZIP AÇILAMADI: Zarfın okunamadığı durumlarda 1130 hata kodu alınır.
1131 ZIP BİR DOSYA İCERMELİ: ZIP bir dosya içermediğinde 1131 hata kodu alınır.
1132 XML DOSYASI DEĞIL: Zarf içindeki dosyalar XML formatında olmalıdır.
1133 ZARF ID VE XML DOSYASININ ADI AYNI OLMALI: Zarf ID’si ve XML ID’si aynı karakterde olmadığı durumda 1133 hata kodu alınır.
1140 DÖKÜMAN AYRIŞTIRILAMADI: Zarftaki fatura doğru şekilde çıkarılamadığı zaman 1140 hata kodu alınır.
1141 ZARF ID YOK: Zarf ID alanı boş bırakıldığı zaman 1141 hata kodu alınır.
1142 ZARF ID VE ZIP DOSYASI ADI AYNI OLMALI: Zarf ID’si ve ZİP ID’si aynı karakterlerde olmadığı durumda 1142 hata alınır.
1143 GEÇERSİZ VERSİYON:
1150 SCHEMATRON KONTROL SONUCU HATALI: Bunun anlamı Fatura üzerinde yer alan bilgiler GİB standartlarında değildir.
1160 XML ŞEMA KONTROLÜNDEN GEÇEMEDİ: Oluşturulan XML formatı geçersizdir.
1161 İMZA SAHİBİ TCKN VKN ALINAMADI: Aynı Fatura yeniden gönderilmelidir.
1162 İMZA KAYDEDİLEMEDİ: Faturayı göndermeden evvel imza kontrolü yapmalısınız.
1163 GÖNDERİLEN ZARF SİSTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR FATURAYI İCERMEKTEDIR: Merkez birim zarfı posta kutusuna gönderir. Şayet gönderim başarılı olmuşsa öncelikle zarfın merkezdeki durum kodu posta kutusundan sistem yanıtı gelene kadar 1220 “HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDI” şeklinde olur.
1164 GÖNDERİLEN ZARF SİTEMDE DAHA ÖNCE KAYITLI OLAN BİR BELGEYİ İCERMEKTEDİR:
1170 YETKİ KONTROL EDİLEMEDİ:
1171 GÖNDERİCİ BİRİM YETKİSI YOK: Gönderici birim etiketinde GB tanımlı olmalıdır. PK olarak tanımlandığı durumlarda bu hata kodu alınır.
1172 POSTA KUTUSU YETKİSİ YOK:
1175 İMZA YETKİSİ KONTROL EDİLEMEDİ:
1176 İMZA SAHİBİ YETKİSİZ:
1177 GEÇERSİZ İMZA:
1180 ADRES KONTROL EDİLEMEDİ:
1181 ADRES BULUNAMADI:
1182 KULLANICI EKLENEMEDİ:
1183 KULLANICI SİLENEMEDİ:
1190 SİSTEM YANITI HAZIRLANAMADI:
1195 SİSTEM HATASI:
1200 ZARF BAŞARIYLA İŞLENDİ: Gönderilen zarf işlenmiş, kontrollerden geçmiş ve bir hata alınmamışsa durum kodu 1200 olarak güncellenir.
1210 DÖKÜMAN BULUNAN ADRESE GÖNDERİLEMEDİ: Zarfın alıcıya gönderimi sırasında bir hata olursa ve gönderme işlemi başarısız olursa 1210 durum kodu alınır.
1215 DÖKÜMAN GÖNDERİMİ BAŞARISIZ. TERKAR GONDERME SONLANDI: 1210 durum kodunu almış faturalar GİB tarafından 4 kez daha gönderimi denenir. Eğer bu denemeler de başarısız olmuşsa 1215 durum kodu alınır.
1220 HEDEFTEN SİSTEM YANITI GELMEDİ:
1230 HEDEFTEN SİSTEM YANITI BAŞARISIZ GELDİ:
1235 FATURA İPTAL’E KONU EDİLDİ:
1300 BAŞARIYLA TAMAMLANDI: Zarf başarılı bir şekilde alıcıya gönderilmiştir.
e-Fatura veya e-Arşiv Fatura Sevk İrsaliyesi Yerine Geçer Mi?
Malın tesliminde e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenir ve düzenleme tarihinin yanında saat ve dakikası yazılırsa ayrıca belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer” ibaresi eklenirse e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, sevk irsaliyesi yerine geçer.
Ayrıca matbu çıktısının satıcı ya da yetkili tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek yoktur.
e-irsaliye düzenlenme imkanı altyapı ve teknik yetersizliklerden dolayı yoksa sevk irsaliyesi düzenlenebilir mi?
Bu gibi durumlarda kağıt Sevk İrsaliyesi ve e-irsaliye aynı zamanda düzenlenir. Düzenlenen matbu sevk irsaliyesinde e-irsaliye’ye ait belge no ve belge düzenleme tarihi, saat ve dakika olarak yazılır.
Ayrıca, malın fiili sevki esnasında düzenlenebilecek matbu sevk irsaliyesinin bulunmaması durumunda, sevkiyatı sağlayan kişi veya kuruma belgenin dijital ortamda gösterimine imkan sağlayacak gerekli bilgilerin paylaşılması gerekmektedir. Söz konusu sevk irsaliyesinde “e irsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir.” ibaresinin yazılması zorunludur.
Hal kayıt Sistemi kullanan Komisyoncu ve tüccarlar için e-Fatura, e-Arşiv Fatura Zorunluluğu
Hal kayıt sisteminde olan 15 bin komisyoncu ve tüccar 1 Ocak 2020 itibarıyla e-belge uygulamalarına dahil oldu 19 Ekim 2019 tarihinde resmi gazetede yayımlanan 509 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile e-Dönüşüm uygulamalarında yeni bir dönem başladı. Söz konusu tebliğ ile mevcut uygulamaları kullanma zorunluluğu getirilen mükellef grupları genişletildi.
Hal kayıt sistemi kapsamında sebze ve meyvelerin ticaretini yapan tüccar ve komisyoncular 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu uygulamaları ile e-Defter uygulamasına dahil olacak.
Hal kayıt sistemi e-belge uygulamasına entegre edildi.
Hal Kayıt Sistemi e-Belge Uygulaması kimleri kapsıyor? HKS e-Fatura Geçiş Nasıl Sağlanıyor
Neden e-Fatura da Özel Entegratör Tercih Etmelisiniz?
e-Fatura sistemine geçiş işlemlerini özel entegratörler sayesinde uçtan uca yönetebilirsiniz. Özel entegratörler güçlü teknik altyapıları sahip oldu kalite ve güvenlik belgeleri ile tüm süreci en az risk ile yönetmenize imkan sağlar.
İhracat e-Fatura Uygulamasında Sıkça Sorulan Sorular Nelerdir?
GİB tarafından 1 Temmuz 2017’den sonra İhracat e-Fatura ve Tax-Free faturalarının e-Fatura sistemine dahil edilmesiyle ihracat süreçleri de dijital ortama taşındı.
Uygulamayla, ihracat faturaları, GİB üzerinden Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’na iletilecek ve faturalar doğrudan, Bakanlık tarafından görüntülenecek.