Ülkemizde e-Belge denildiğinde Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca hayata geçirilen e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-Bilet, e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM), e-Müstahsil Makbuzu (e-MM) gibi dijital dönüşüm uygulamalarına verilen üst başlık adıdır.

e-Belge uygulamaları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın belirlediği standartlarda hazırlanarak GİB‘e iletilir.  Mükellefler muhasebe programları yada GİB yada özel entegratörler sunulan portal aracılığı ile GİB’e istenilen zaman periyotlarında e-belgelerini gönderebilir.

GİB’in son tebliği ile e-Fatura kullanıcı sayısının toplamda 750.000 mükellefi bulması bekleniyor.

Bununla birlikte tüm e-Fatura mükelleflerinin e-Arşiv sistemine dahil olmasıyla, kullanıcı sayıları da eşdeğer bir şekilde artacak. Ayrıca e-Belge’ye dahil olması beklenen yaklaşık 250.000 serbest meslek erbabı da e-SMM sistemine geçiş yapacak.

2020’de e-Belge sistemine dahil olacak mükellef sayıları göz önünde bulundurulduğunda, Türkiye’de ticari faaliyetlerin çok büyük bir bölümünün dijital dönüşüm kapsamında yürütüleceği aşikâr.

Hal böyleyken sistemle yeni tanışacak ya da sisteme daha iyi adapte olması gereken mükellefler için zorlu bir süreç başlıyor. Kafa karıştıran bir çok soru cevap bekliyor. Bizde e-Belge konularında en çok merak edilen soruların cevaplarını sizler için derledik.

Şirketler unvan değişikliği yaptığında yeniden e-Fatura hesap açılışı yapılması gerekir mi?

Unvan değişikliği durumunda yapılması gerekenler;

e-Defter sistemine kayıtlı bir mükellefin, unvanının değişmesi durumunda, 15 gün içerisinde, unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu anlatan bir dilekçe ile posta yoluyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuruda bulunması gerekir.
Ayrıca, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvuru yapılması gerekmektedir.

Bu işlemlerin ardından, unvan değişikliğine giden şirketin e-Defter sistemindeki unvanı güncellenecektir.

Unvan değişikliğinin gerçekleştiği tarihten bir önceki ay dönemine ait, eski unvanın defter ve beratının oluşturulup, ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar beratların GİB e-Defter Uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

Ayrıca unvan değişikliği durumunda yeniden e-Defter başvurusunda bulunulmaz.

İhracat faturasını iptal etmek için ne yapılmalıdır?

• https://efatura.gtb.gov.tr adresinde Kullanıcı Adı ve Şifremizle birlikte sisteme giriş yaptıktan sonra; sol üst köşede bulunan Fatura Sorgulama seçeneği ile Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınan “ETTN No” ve “VKN” ile veya yine sol üst köşede bulunan Fatura Listesinde iptal edilecek fatura bulunur.
• E-fatura iptal işlemi ekranda yer alan “İşlemler” sekmesinde bulunan “Fatura İptal Et” seçeneği ile yapılır.

Bedelsiz ve belirli bir bedel ile ihraç edilecek ürünler tek faturada kesilebilir mi?

• 31 Ekim 2017 tarihinde efatura.gov.tr adresinde yayınlanan duyuruda “bedelsiz ihracat faturası düzenleyecek mükelleflerin e-Faturada “payableamount” (ödenecek tutar) alanına “sıfır” (0) yazması ve Bilge Sistemi’nde beyanname açılırken bedelsiz alanını seçmesi gerekmektedir.” şeklinde açıklama yapılmıştır.
• Bu nedenle bedelli ve bedelsiz kalemlerin aynı ihracat faturasında gösterilmesi Gümrük Çıkış Beyannamesi (GÇB) e-Fatura kontrolünde hata verecektir. Ayrı ayrı düzenleyip aynı Gümrük Çıkış Beyannamesine bağlanmalıdır.

Hal kayıt sistemine kayıtlı olmayan komisyoncu ve tüccarlar e-Belge sistemine geçiş zorunluluğu var mı?

• Hal kayıt sistemi kapsamında sebze ve meyvelerin ticaretini yapan tüccar ve komisyoncular 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Defter uygulamasına zorunlu olarak dahil oldular.

e-Fatura kullanımında yöntem değişikliği nasıl yapılır? (Özel Entegrasyon/Gib Portal)

• Kayıtlı Kullanıcılar arasındaysanız mevcut yönteminizi aşağıdaki bilgiler doğrultusunda değiştirebilirsiniz.

Portal yönteminden Entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsanız;

• https://www.efatura.gov.tr/entegrasyonislemleri.html linkinden test tanım formu ve BİS raporu yüklenmelidir. Daha sonra entegrasyon testleri tamamlanarak sonucu efatura@gelirler.gov.tr adresine gönderilir. Test kontrolü başarılı olursa, test onayı verilir. Mükellefler, canlı tanım formunu sisteme yükledikten sonra e-Fatura sistemine dahil edilir.

Portal yönteminden Özel Entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsanız

• Özel Entegratörler Listesinde yer alan özel entegratörlerden bir veya birkaçı ile anlaşabilirsiniz. Özel entegratörün, mükellefi, e-Fatura sistemine dahil etmesiyle birlikte e-Fatura sistemini, “Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi” üzerinden kullanmaya başlayabilirsiniz.

Entegrasyon yönteminden GİB Portal yöntemine geçmek istiyorsanız

• GİB Portal yöntemine geçmek istediğinizi anlatan dilekçeyi, imzalı ve kaşeli olarak GİB’e göndermeniz gerekir. Daha sonra entegrasyon yetkiniz kaldırılacak ve GİB-Portaliniz açılacaktır.

Entegrasyon yönteminden Özel Entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsanız

• Özel Entegratörler Listesinde yer alan özel entegratörlerden bir veya birkaçı ile anlaşabilirsiniz. Özel entegratörün, mükellefi, e-Fatura sistemine dahil etmesiyle birlikte e-Fatura sistemini, “Özel Entegratör Bilgi İşlem Sistemi” üzerinden üzerinden kullanmaya başlayabilirsiniz.

Özel Entegrasyon yönteminden GİB Portal yöntemine geçmek istiyorsanız

• Özel entegratörünüz hesabınızı kapattıktan sonra birkaç saat sonra GİB Portal’ınız otomatik olarak açılacaktır. Başkanlığa ayrıca bir bildirimde bulunmanıza gerek yoktur.

Özel Entegrasyon yönteminden Entegrasyon yöntemine geçmek istiyorsanız

• https://www.efatura.gov.tr/entegrasyonislemleri.html linkinden test tanım formu ve BİS raporu yüklenmelidir. Daha sonra entegrasyon testleri tamamlanarak sonucu efatura@gelirler.gov.tr adresine gönderilir. Test kontrolü başarılı olursa, test onayı verilir.

Bu işlemlerin ardından özel entegratörünüzün hesabınızı kapatması gerekir. Ardından canlı tanım formunu yüklemeniz gerekir. (Bu zaman zarfında işlemlerin mümkün olduğunca çabuk yapılması gerekir zira GİB Portal‘ın otomatik olarak açılması söz konusudur.) Canlı tanım formunun yüklenmesinden sonra e-Fatura sistemine dahil olursunuz.

Entegratör Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Konular Neler?
GİB tarafından yetki verilen mükellefleri adına e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv Fatura e-İrsaliye gibi e-Belgeleri oluşturmaya gönderme ve saklamaya yetkili aracı kurumlardır. 

Özel Entegratörlük, sadece bir işi yapabilmek değil, devamlılık sağlama ve çözüm ortaya koyma yeteneğini de gerektirir. Bu yüzden, özel entegratör seçerken bazı hususları göz önünde bulundurmak gerekir.

En İyi Özel Entegratörü Nasıl Seçerim? Özel entegratör seçerken dikkat edilmesi gereken konular neler?

• Birinci kural tercih edeceğiniz entegratörünüz, GİB’in belirlediği koşulları yerine getirmiş ve gereken yeterliliklere sahip olması gerekir.
• Veri güvenliği hassas bir konudur, bu nedenle tercih edeceğiniz kurumun güçlü güvenilir olduğundan emin olun. Çünkü verilerinizi saklamanız ve gerektiği zaman ibraz etmeniz gerekir. O nedenle “e-Fatura Saklama Hizmeti” verebilecek bir entegratörle çalışmalısınız. Çalışacağınız entegratörün veri saklama hizmeti verebilmek için güçlü bir alt yapısının olması gerekir.
• Çalışacağınız entegratörün, kurumsal kimliğe sahip olması, finansal kapasitesi, dikkate alınacak önemli konu başlıklarıdır. Ayrıca entegratörünüzün muhtemel bir kriz durumunda iş sürekliliğini sağlayabilmek için eylem planının olması gerekir.
• Entegratörünüzün e-Fatura ve diğer tüm e-Belge’ler için sağladığı platformun, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) uygulamasıyla entegrasyon sağlaması gerekir.
• Entegratörün, her geçen gün bir yenisi eklenen e-Belge sistemlerine yeterince hakim olması gerekir?
• e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter, e-SMM, e-MM izinleri almış olması önemlidir.
• Son olarak entegratörünüz, sistemin 7/24 çalıştığının sözünü vermelidir. Entegratör seçiminde belli sayının üstünde müşteriye hizmet veren entegratörlerin destek hatlarının yoğunluğu sizi dakikalarca telefonda bekletmemelidir.
• Entegtörlerin sizlere sunduğu portal uygulamaları farklı farklı arayüzler olmamalı ve aynı arayüz hem mobil desteği sunmalıdır.
• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil Makbuzu, e-Serbest Meslek Makbuzu gibi e-belge uygulamaları için size sunulan portal arayüzleri kullanıcı dostu olmalı ve gelişmiş fonksiyonlar içermelidir.
• SMMM’lere de ceza kesilecek
• Faturanın hatalı tutarile kesilmesi halinde, işlemin gerçekleştirildiği bilgisayar sahibine ait cezai uygulamalar da söz konusu olabilecek. Bu yüzden hatalı rakam ile fatura düzenlenmesi halinde yalnızca mükellefler ceza almayacak. Faturayı düzenleyen SMMM‘lere de ceza kesilecek.
• e-Belge Uygulamaları kimleri kapsıyor?
• 509 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği ile 1 Ocak 2020 tarihinden sonra e-Arşiv Faturasistemine geçme mecburiyeti getirildi.
• 1 Ocak 2020’den sonra firmalar vergi mükellefi olanlara, vergiler dahil 5.000 TL üzerinde matbu fatura kesemeyecek. Vergi mükellefi olmayanlara da vergiler dahil 30.000 TL ve üzeri faturaları, e-Arşiv Faturaolarak hazırlamak mecburiyetindeler.
• e-Fatura sistemine geçme mecburiyeti bulunan yükümlüler, e-Arşiv Faturasistemine de geçmek zorundalar. E-ticaret hissedarı olan internet satış platformları, internet üzerinde ilan yayınlayanlar ve internet reklam aracıları, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sistemine geçiş yapmak mecburiyetindeler.
• Sigorta, emeklilik ve reasürans şirketlerinin sigorta poliçeleri ile sigorta komisyon gider belgelerini, bankaların dekont belgesini, yetkili döviz müesseselerinin de döviz alım-satım belgelerinive tüm yükümlülerce kullanılan gider pusulası belgelerini e-Belge olarak hazırlamak zorundalar.
• EPDK’dan akaryakıt piyasasında faaliyette bulunmaya ilişkin lisans alan tüm yükümlüler (akaryakıt istasyonları da dahil) e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliyeve e-Defter sistemine geçmek zorunda.