Elektronik fatura başvurusunda belli başlı birtakım adımları takip etmeniz gerekir. Sırasıyla yapmanız gerekenler aşağıdaki gibidir:

• Mali mühür: e-Fatura işlemleri için kullanılması Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu tutulan bir elektronik mühürdür. TÜBİTAK’a bağlı olan Kamu Sertifikasyon Merkezi internet sitesi üzerinden başvuru yaptıktan sonra talep edilen ücreti de ödeyerek elektronik mühür başvurunuzu gerçekleştirmiş olursunuz. Eğer bir şahıs şirketine sahipseniz mali mühür yerine e-İmza kullanabilirsiniz.

• e-Fatura başvurusu: GİB’in sunduğu e-Fatura canlı ortam başvuru formunu doldurarak elektronik fatura kullanmak istediğinizi bildirmeniz gerekir. Başvuru sonrasında süreci takip etmek için e-Fatura sorgulama ekranına girebilirsiniz.

• e-Fatura aktivasyonu: Son aşamada elektronik faturalarınızı oluşturabilmeniz, gönderimini ve alınımı sağlayabilmeniz için hesabınızı aktive etmeniz gerekir. Seçtiğiniz kullanım yöntemine göre hesabınızı mali mühür ile aktif ederek kullanabilirsiniz. Aktivasyon aşaması, e-Fatura sisteminizin kullanıma hazır hale geldiği aşamadır.

e-Fatura mükellefi olabilmek için Vergi Usul Kanunu’nda birtakım şartlar söz konusudur. Bunlar;

• İşletmelerin 2018 ya da 2019 hesap dönemine ait brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerinde olması,

• Mükellefin EPDK lisansına sahip olması,

• Özel Tüketim Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler,

• İnternet üzerinden reklam veren aracılar,

• İnternet vasıtası ile satışa aracılık eden mükelleflerdir.

Yukarıda sayılan mükellefler e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

e-Fatura’da, sadece sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir ve alınabilir.

e-Arşiv ise e-Fatura kapsamı dışındaki firma ve tüketicilere kesilen faturaların da elektronik ortamda düzenlenmesini ve ikinci nüshasının elektronik olarak muhafaza ve ibraz edilmesini sağlar.

e-Fatura, XML olarak adlandırılan bir format ile oluşturulur. Farklı formatların da yardımı ile HTML olarak web sayfasına dönüştürülür.

e-Fatura’nızı oluşturmak istemeniz halinde hazır formattan faydalanabilir ya da kendi markanıza uygun fatura tasarımı oluşturabilirsiniz. Kendi faturanızı tasarlamak için e-Fatura’nıza ait XSLT tasarımını düzenlemeniz gerekir.

e-Fatura tasarımını oluşturabilmeniz için önce XSLT belgesi oluşturmanız gerekir.

Müşterilerinize farklı görünmek için XSLT Fatura Şablon Tasarımlarını inceleyebilirsiniz.